仕事のToDo管理

 最近、職場で部署異動があり、環境が大きく替わりました。これまで培ってきた知識は役に立たないし、仕事のやり方も大きく違います。 

そんな中で、日々の業務でどのように「ToDo管理」を行なうか悩み中です。以前は細々とした単発での作業が多く、手元のメモ帳（物理）だけで管理できていましたが、今の業務は長期スパンのものも多く、管理が難しくなってきました。いろいろと四苦八苦しつつも、とりあえず、現状はこんな感じです、ということをこのブログで記録しておきます。  

現在、sokoがToDo管理に使用している管理ツールは3種類です

①カレンダーアプリ

カレンダーはスケジュール管理に利用しています。
２種類（「職場の共有カレンダー」と「Googleカレンダー」）を使っています。
「職場の共有カレンダー」は上司や同僚の予定も確認できて便利なのですが、とにかく使いにくいし見にくい...。というわけで、「この時間は不在ですよ」「会議ありますよ」的な周りの方に伝えたいスケジュールのみ、登録しています。
その他の予定はGoogleカレンダーを利用しています。

ちなみに、Googleカレンダーは「スケジュールの繰り返し登録」ができるので気に入っています。（毎週水曜日とか、毎月20日とか、案外繰り返しのお仕事って多いですよね）
登録時に「その他のオプション」を選択し、設定することができます。

②OneNote

業務のマニュアルを「OneNote」で整理しています。
業務の内容ごとにタブを「セクション」を設定してるのですが、その中の１つがToDo管理に利用している「日誌」セクションです。

その名前のとおり業務日誌なのですが、そこでToDo管理も行っています。

上記のような感じです。

チェックボックス

やらなくてはいけないことをチェックボックスで管理します。
終わったものはチェックボックスにチェックを入れていきます。
「急がなくてもいいけど手を付けたいこと」は青のハイライトが入っています。
１日の終わりに、残っている案件は赤のハイライトを入れます。
→翌日、赤のハイライトと青のハイライトのTODOを移します

メモ

チェックボックスの下には、その日の業務に関するメモを箇条書きで並べます。
自分のコメントは「＃」をつけて緑色で記入します。

日々の業務の手順とか、会議のメモとか、勉強したこととか、なんでもここに書いておきます。

OneNoteは検索機能も使えるので、「あの作業、この前どうやったんだっけ？」という時も便利です。
日々のメモは後述のメモ帳（物理）に記載しているので、それを、OneNoteでまとめ直す、という形です。

③メモ帳（物理）

Windowsに入っている「メモ帳」アプリではなく、物理的なメモ帳。
sokoは「測量野帳」を使っています。持ち歩きやすい大きさならなんでもOKです。

とにかく、なんでもこのメモ帳にメモします。
上司から教えてもらえた業務内容も、会議の記録も全部まとめてポイです。
キレイに書くことは考えず、走り書きです。
残しておいたほうが良いな、ということはOneNoteにまとめ直します。

方眼タイプをつかっているので簡単な図を書いたり、ガントチャートを作ったりすることも出来ます。

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